Politique de confidentialité

Demandes de démonstration

Lev’Énergie Conseil utilise votre prénom, votre société, votre effectif et votre e-mail pour répondre à votre demande et préparer la démonstration. Le téléphone est facultatif. Ce traitement repose sur les mesures précontractuelles prises à votre demande. Il ne crée aucun compte, abonnement ni inscription à une newsletter.

La demande est transmise par Resend à la boîte Gmail ekipora.pro@gmail.com, accessible au responsable Ekipora. Elle n’est pas ajoutée aux dossiers salariés. Les échanges sont conservés pour le suivi de la demande, au maximum trois ans après votre dernier contact, sauf obligation distincte liée à un contrat conclu. Les copies techniques des prestataires suivent leurs propres cycles de suppression. Pour exercer vos droits, écrivez à ekipora.pro@gmail.com.

Des empreintes techniques de l’adresse réseau et de l’e-mail limitent les abus ; elles ne sont pas utilisées pour la publicité et sont nettoyées après 24 heures lors d’une nouvelle demande.

Qui traite les données ?

Pour les données RH des salariés, l’entreprise cliente agit en qualité de responsable du traitement et Levy-Ytshak Zekri, exploitant Ekipora, en qualité de sous-traitant. Pour la création des comptes, la sécurité du service, la facturation et les demandes commerciales, Levy-Ytshak Zekri est responsable du traitement.

Version de la politique : confidentialite-2026-10-21-v10.

Finalités, données et bases juridiques

• identité, coordonnées et rattachement à l’entreprise pour gérer les accès et exécuter le contrat ;
• contrat, planning, demandes, documents et messages pour fournir les fonctions RH sur instruction de l’employeur ;
• date, heure, méthode, précision et distance au magasin lors d’un pointage, lorsque l’employeur a choisi et justifié ce contrôle ;
• journaux de sécurité et d’audit pour détecter les incidents et prouver les opérations, sur la base de l’intérêt légitime à sécuriser et défendre le service ;
• données d’abonnement et références Stripe pour exécuter le contrat et respecter les obligations comptables et fiscales ;
• demandes commerciales et assistance pour répondre aux sollicitations, sur la base de mesures précontractuelles ou de l’intérêt légitime.

Ekipora ne conserve pas la position GPS exacte utilisée lors du contrôle : seules la distance calculée, la précision du téléphone, la méthode de vérification et l’heure serveur sont enregistrées.

Connexion facultative avec Google

Lorsque vous choisissez Google pour vous connecter, Google transmet au service d’authentification Supabase votre identifiant Google, votre adresse e-mail et votre profil de base. Ekipora utilise votre adresse et, lorsqu’il est disponible, votre nom pour identifier votre compte. Ce traitement permet de fournir la méthode de connexion que vous demandez. Aucun accès à vos messages Gmail, vos contacts, votre agenda ou vos fichiers Drive n’est demandé.

Google traite également les données de cette connexion selon sa politique de confidentialité. Vous pouvez utiliser à la place la connexion par e-mail. Les droits d’accès aux sociétés restent déterminés par Ekipora et les invitations autorisées ; la connexion Google ne donne aucun droit supplémentaire.

Pointage et géolocalisation

Chaque entreprise cliente doit déterminer la base juridique applicable, informer ses salariés avant l’utilisation et vérifier que le pointage choisi est nécessaire et proportionné. Le QR dynamique est proposé par défaut. Le GPS doit rester une exception lorsqu’un moyen moins intrusif ne permet pas d’atteindre le même objectif. Ekipora ne réalise aucune géolocalisation permanente : la position n’est demandée que lorsque le salarié appuie sur un bouton de pointage GPS.

Données obligatoires et facultatives

L’identité professionnelle, l’adresse e-mail, le rattachement à une entreprise et les données indispensables à la fonction demandée sont obligatoires ; sans elles, le compte ou la fonction concernée ne peut pas être fourni. Le téléphone, les motifs détaillés, les pièces jointes facultatives et les fonctions non activées ne sont pas exigés. Un arrêt de travail doit contenir uniquement le volet destiné à l’employeur : aucun diagnostic ni détail médical ne doit être déposé.

Destinataires et transferts

Les données sont accessibles uniquement aux personnes autorisées de l’entreprise et aux prestataires indispensables : Cloudflare, Inc. et ses sous-traitants pour l’hébergement, la base et les fichiers privés ; Supabase pour l’authentification ; Resend pour les e-mails ; Stripe pour les paiements. Les e-mails de demande, d’accusé de réception et d’annulation peuvent indiquer le salarié concerné, la catégorie non médicale et la période. Les catégories médicales sont remplacées par une mention confidentielle. Les motifs libres, justificatifs et contenus des messages restent dans l’espace authentifié. Les autres alertes RH et les notifications push utilisent un texte générique. Les invitations et les messages de facturation contiennent les informations nécessaires à leur objet.

La base de données et le stockage des fichiers privés sont configurés dans la juridiction Union européenne de Cloudflare. Le projet d’authentification Supabase utilise la région Paris. L’envoi Resend utilise la région Irlande, mais Resend conserve les contenus et journaux d’e-mails aux États-Unis pendant 30 jours pour l’offre utilisée. Certains traitements techniques et prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Les transferts sont encadrés par une décision d’adéquation lorsqu’elle existe ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et les garanties complémentaires annoncées par le prestataire concerné.

Durées de conservation

Les données RH restent disponibles pendant le contrat selon les durées documentées par l’employeur, puis sont exportées ou supprimées sur son instruction, sous réserve des obligations légales. Les justificatifs d’arrêt disposent d’une durée paramétrable de 12 à 60 mois à compter de la fin de l’arrêt. Le nettoyage automatique exige un examen préalable de chaque pièce, l’échéance atteinte et l’absence de protection. Ce délai technique ne remplace pas les obligations de conservation : les pièces nécessaires à l’établissement ou au contrôle des cotisations sont conservées au moins six ans depuis leur établissement ou leur réception, avec un accès restreint ; ce délai ne s’applique pas à tous les justificatifs. Un litige peut justifier une protection ciblée et réexaminée. L’employeur doit retenir la durée adaptée à la finalité et à ses obligations. Les traces de consultation de ces justificatifs sont conservées 12 mois. Les preuves contractuelles sont conservées pendant la relation commerciale puis cinq ans, sous réserve d’un litige justifiant une durée adaptée. Les pièces comptables sont conservées dix ans après la clôture de l’exercice. Ces archives sont séparées des sauvegardes de secours et accessibles aux seuls administrateurs habilités. Leur échéance donne lieu à un réexamen et à un effacement contrôlé, sous réserve des obligations légales. Les sauvegardes quotidiennes sont conservées 30 jours. Les exports manuels doivent être inclus dans toute instruction d’effacement ; ils ne sont pas automatiquement supprimés par le simple archivage réversible d’une société.

Sécurité

Les données sont séparées par entreprise, les fichiers privés ne sont servis qu’après contrôle d’accès, les opérations sensibles sont journalisées et les communications utilisent HTTPS. Aucun dispositif ne supprime tout risque : les incidents sont analysés et les personnes concernées sont informées lorsque la loi l’exige.

Vos droits

Les salariés exercent d’abord leurs droits auprès de leur employeur. Pour les données gérées directement par Ekipora, une demande d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition ou portabilité (dans les conditions prévues par le RGPD) peut être adressée à ekipora.pro@gmail.com. Une réclamation peut être déposée auprès de la CNIL.

Une réponse est apportée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Si sa complexité ou le nombre de demandes justifie une prolongation, celle-ci peut atteindre deux mois supplémentaires ; vous en êtes informé dans le premier mois, avec les raisons du report. La vérification de votre identité reste proportionnée : une pièce d’identité n’est pas demandée systématiquement.

Ekipora ne prend aucune décision produisant un effet juridique de manière entièrement automatisée. Les demandes, anomalies de pointage et alertes restent soumises à une décision humaine de l’employeur. Les données proviennent de l’employeur, du salarié, des services techniques utilisés et, pour l’identification d’une entreprise, des registres publics interrogés lors de l’inscription.

Cookies

Ekipora utilise seulement les éléments techniques indispensables à la connexion, à la sécurité et au choix de l’espace. Aucun traceur publicitaire n’est utilisé dans la version actuelle.

Sous-traitance pour les entreprises clientes

Les engagements applicables au traitement des données RH pour le compte des entreprises clientes figurent dans l’ accord de sous-traitance des données, qui complète les conditions générales de vente.